Property manager, agenzia o fai da te: costi e come scegliere

Affidare casa a un property manager per gli affitti brevi costa di solito tra il 15% e il 30% degli incassi, a seconda dei servizi inclusi e della città. Conviene quando non hai tempo, vivi lontano o non vuoi occuparti di ospiti e burocrazia. A parità di incassi, però, la commissione riduce il tuo guadagno: stai comprando soprattutto tempo e tranquillità, e il gestore deve far crescere i ricavi in modo consistente per ripagarsi.

In questa guida trovi cosa fa davvero un property manager, come si calcola il suo compenso, il confronto con agenzia immobiliare e gestione in proprio, un esempio numerico con tutte le ipotesi in chiaro, e cosa controllare nel contratto prima di firmare.

Le tre strade in breve

• Fai da te. Gestisci tu annunci, prezzi, messaggi, check-in, pulizie (o le coordini) e adempimenti. Tieni tutto l’incasso, al netto delle commissioni dei portali, ma ci metti molte ore.
• Property manager. Un professionista o una società che gestisce l’immobile per tuo conto, di solito con un mandato e una commissione sugli incassi. Si occupa dell’operatività quotidiana; tu resti il proprietario e il titolare del reddito.
• Agenzia immobiliare. Il suo mestiere tipico è la mediazione: trova l’inquilino o l’ospite e prende una provvigione. Alcune agenzie offrono anche la gestione completa degli affitti brevi; in quel caso vanno valutate come un property manager.

Cosa fa un property manager (e cosa no)

Un servizio di gestione “completo” di solito comprende:

• creazione e cura degli annunci sui portali, con foto e descrizioni;
• prezzi e calendario, spesso con un software di prezzi dinamici e un channel manager che sincronizza i portali;
• messaggi con gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno;
• check-in, identificazione degli ospiti e comunicazione alla Questura (Alloggiati Web);
• coordinamento di pulizie, biancheria e piccole manutenzioni;
• incasso dei pagamenti, imposta di soggiorno e rendiconto periodico al proprietario.

Ci sono però cose che un gestore non fa o non può fare al posto tuo:

• Non ti garantisce un reddito, salvo che il contratto preveda un canone fisso (vedi più sotto il modello “affitto garantito”).
• Non dichiara i tuoi redditi. Il reddito della locazione resta tuo: lo dichiari tu, con cedolare secca o Irpef.
• Non ti esonera dalle regole sul numero di immobili. Dal 2026 il regime delle locazioni brevi vale fino a due appartamenti; oltre, l’attività si presume imprenditoriale “da chiunque esercitata” (Agenzia delle Entrate, aprile 2026). E chi affitta in forma imprenditoriale deve presentare la SCIA al Comune anche quando lo fa tramite un intermediario (art. 13-ter, DL 145/2023).
• Non paga la manutenzione straordinaria: caldaia nuova, elettrodomestici, lavori restano a carico tuo, salvo accordi diversi.
• Non può ignorare il regolamento condominiale né le regole del Comune (ad esempio sui keybox in strada o sul check-in).

Quanto costa: i modelli di compenso

Non esiste un tariffario ufficiale. I range che seguono vengono da fonti pubbliche diverse e vanno letti come ordini di grandezza, non come prezzi fissi.

I modelli più diffusi sono quattro.

1. Percentuale sul lordo. La commissione si calcola su tutto quello che paga l’ospite. È il modello più semplice da leggere, ma pesa di più.

2. Percentuale sul netto. La commissione si calcola dopo aver tolto le commissioni dei portali (e a volte le pulizie). Un 20% sul netto costa meno di un 20% sul lordo: confronta sempre le offerte sulla stessa base.

3. Fisso mensile. Un importo fisso a prescindere dagli incassi. Più prevedibile, ma il gestore non ha un incentivo diretto a far crescere i ricavi. È meno comune per gli affitti brevi.

4. Affitto garantito (rent to rent). L’operatore prende in affitto la casa con un contratto lungo, ti paga un canone fisso e la sub-affitta ai turisti tenendo il margine. Tu hai un incasso sicuro e nessuna gestione, ma rinunci ai guadagni dei mesi buoni. La sublocazione totale di un’abitazione richiede il consenso del proprietario, che va scritto nel contratto.

Le voci extra da controllare

Oltre alla percentuale, chiedi per iscritto chi paga:

• pulizie e cambio biancheria a ogni soggiorno: spesso le paga l’ospite con una tariffa di pulizia, a volte il proprietario. A titolo indicativo, una fonte stima 60-120 euro a turno per un bilocale o trilocale (Il Commercialista Online);
• attivazione (foto professionali, allestimento, creazione degli annunci): una tantum o inclusa;
• kit di cortesia e consumabili (carta, sapone, caffè);
• manutenzioni: fino a che importo il gestore può intervenire senza chiederti il permesso;
• IVA: la commissione è IVA inclusa o esclusa? Da privato non la recuperi, quindi per te è un costo.

Confronto: fai da te, property manager, agenzia

Un punto spesso trascurato è il tempo del fai da te, anche con gli strumenti giusti come un channel manager. Una stima di settore parla di 2-4 ore di lavoro per ogni soggiorno solo per la gestione degli ospiti (Il Commercialista Online). Con 60 soggiorni l’anno sono tra 120 e 240 ore, pulizie escluse. E gli imprevisti non hanno orari.

Poi c’è la burocrazia, che vale per tutti: CIN esposto e indicato in ogni annuncio, rilevatori di gas e monossido ed estintori, comunicazione degli ospiti alla Questura, imposta di soggiorno, dichiarazione dei redditi. Le sanzioni sono pesanti: da 800 a 8.000 euro per l’immobile senza CIN, da 600 a 6.000 euro per la mancanza dei dispositivi di sicurezza (art. 13-ter, DL 145/2023). Anche il check-in è un tema caldo: a novembre 2025 il Consiglio di Stato ha dato ragione al Ministero dell’Interno sull’identificazione di persona degli ospiti, escludendo il self check-in automatico con keybox e codici inviati a distanza (La Nazione).

Esempio numerico: quanto ti resta

Ecco un conto trasparente. Le cifre sono ipotesi scelte per fare l’esempio, non medie di mercato: rifallo con i numeri del tuo immobile.

Ipotesi

• bilocale, 180 notti vendute l’anno a 120 euro a notte (pulizia compresa) = 21.600 euro pagati dagli ospiti;
• 60 soggiorni da 3 notti;
• tutte le prenotazioni su Airbnb con la commissione unica a carico dell’host del 15,5%, quella che Airbnb indica per la maggior parte degli host (Airbnb);
• pulizie e biancheria affidate a un’impresa: 60 euro a turno;
• un solo immobile in cedolare secca al 21%, calcolata sull’intero importo pagato dall’ospite;
• property manager al 20%, IVA compresa per semplicità;
• utenze, condominio, IMU e consumabili sono uguali in tutti gli scenari e non li conto.

Cosa ci dice l’esempio:

• A parità di incassi, delegare costa. Con un compenso di 4.320 euro e 120-240 ore risparmiate, stai pagando il tuo tempo tra 18 e 36 euro l’ora.
• Per arrivare allo stesso netto del fai da te, in questo esempio il gestore dovrebbe far salire gli incassi di circa il 36% (compenso sul netto) o il 46% (compenso sul lordo). Un buon gestore può migliorare prezzi e occupazione, ma diffida di chi ti promette risultati simili senza dati.
• La base di calcolo pesa: tra lordo e netto ballano quasi 700 euro l’anno.
• La ritenuta non è una tassa in più. Se il gestore incassa per te, trattiene il 21% e lo versa allo Stato; tu lo scali dalla cedolare in dichiarazione. Con un secondo immobile al 26% dovrai versare la differenza.

Per le aliquote e i casi particolari vedi la guida alle tasse sugli affitti brevi. Le commissioni dei portali cambiano nel tempo: sulle novità di Airbnb trovi un approfondimento sulle commissioni Airbnb dall’ottobre 2026.

Il contratto di gestione: cosa deve dire

Il rapporto con un property manager si regola di solito con un contratto di mandato, cioè l’incarico di compiere atti per tuo conto (art. 1703 e seguenti del codice civile). È il documento che ti protegge: leggilo riga per riga.

Mandato con o senza rappresentanza

• Con rappresentanza: il gestore firma e agisce in nome tuo. Tu sei il locatore di fronte all’ospite.
• Senza rappresentanza: il gestore agisce in nome proprio ma per conto tuo. Verso l’ospite diritti e obblighi sono suoi, e tu puoi esercitare i crediti nei suoi confronti (art. 1705 c.c.).

Diverso è l’affitto garantito: lì il gestore diventa il tuo inquilino e sub-affitta, quindi è lui il locatore verso i turisti e dichiara i propri ricavi, mentre tu incassi il canone del contratto lungo.

Chi incassa e chi applica la ritenuta

Se il gestore incassa i pagamenti degli ospiti, per il fisco è un intermediario: deve trattenere il 21% quando ti versa le somme, versarlo con F24 entro il 16 del mese successivo, rilasciarti la certificazione e comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati dei contratti entro il 30 giugno dell’anno dopo. La ritenuta si calcola sull’intero importo pagato dall’ospite, compresa la provvigione se è dentro il prezzo (Agenzia delle Entrate). Nel contratto deve essere scritto chi incassa, in quanti giorni ti versa il netto e con quale rendiconto.

Gli adempimenti: chi fa cosa

Fai mettere nero su bianco chi si occupa di:

• richiesta del CIN e sua esposizione (il codice è dell’immobile e va indicato in ogni annuncio);
• identificazione degli ospiti e invio dei dati alla Questura;
• incasso e versamento dell’imposta di soggiorno e relative dichiarazioni al Comune;
• dichiarazioni statistiche richieste dalla Regione;
• SCIA, se l’attività è imprenditoriale.

E soprattutto chi paga se arriva una sanzione per un errore del gestore.

Durata, esclusiva e recesso

Controlla durata, rinnovo automatico, esclusiva (puoi affittare anche da solo, ad esempio ad amici?) e preavviso. Attenzione: per il codice civile, se revochi un mandato a pagamento a tempo determinato prima della scadenza senza giusta causa, devi risarcire il danno; se è a tempo indeterminato, serve un preavviso congruo (art. 1725 c.c.). Meglio che il contratto fissi in modo chiaro preavviso ed eventuali penali, e cosa succede alle prenotazioni già confermate quando il rapporto finisce.

Responsabilità e assicurazione

Chiedi chi risponde dei danni causati dagli ospiti, chi anticipa le riparazioni e come vengono recuperate, e quali polizze esistono: la tua sull’immobile, la responsabilità civile verso ospiti e terzi, l’eventuale polizza professionale del gestore. Le coperture offerte dai portali hanno limiti ed esclusioni: approfondisci nella guida su assicurazioni e garanzie per chi affitta.

Le domande da fare prima di firmare

1. Quanti immobili gestite, in quali zone e da quanto tempo? Posso vedere alcuni annunci e le recensioni?
2. La commissione si calcola sul lordo o sul netto? È IVA inclusa?
3. Cosa è incluso e cosa si paga a parte (pulizie, biancheria, foto, consumabili, manutenzioni)?
4. Chi incassa, entro quanti giorni mi versate il netto e che rendiconto mi date?
5. Chi gestisce CIN, Alloggiati, imposta di soggiorno e statistiche? Chi paga in caso di sanzione?
6. Come fate il check-in e l’identificazione degli ospiti?
7. Che stima di incassi fate per il mio immobile, su quali dati, con uno scenario prudente e uno ottimista?
8. Quanto dura il contratto, c’è esclusiva, qual è il preavviso, ci sono penali?
9. Fino a che cifra intervenite su una riparazione senza chiedermi il permesso?
10. Quali assicurazioni avete e cosa coprono?

I segnali d’allarme

• Guadagni promessi con un numero solo, senza dati né scenari.
• Niente contratto scritto, o un contratto vago su compenso, spese e recesso.
• Annunci senza CIN negli immobili che già gestisce, o check-in solo con keybox in strada nei Comuni che li vietano.
• Versamenti in ritardo o rendiconti senza dettaglio di incassi, commissioni e spese.
• Nessuna ritenuta né certificazione pur incassando i soldi degli ospiti: è un obbligo di legge.
• Esclusiva lunga e penali alte per uscire, magari con rinnovo automatico.
• Spese extra scoperte dopo: pulizie, biancheria o “costi di attivazione” non indicati all’inizio.

Come scegliere, in sintesi

• Fai da te se hai tempo vero, vivi vicino, ti piace accogliere gli ospiti e sei disposto a studiare regole e strumenti. Guadagni di più, ma lavori di più.
• Property manager se vivi lontano, hai poco tempo o più immobili, e accetti di guadagnare un po’ meno in cambio di ore libere. Scegli con il contratto in mano, non con le promesse.
• Agenzia immobiliare se ha un reparto dedicato agli affitti brevi: valutala con le stesse domande. Se invece ti interessa un inquilino stabile, il confronto da fare è con l’affitto a medio o lungo termine.

Per tasse, SCIA e casi particolari confrontati con un commercialista e con l’ufficio del tuo Comune: le regole cambiano da città a città.

Se vuoi confrontare più gestori, parti dalla directory dei property manager per affitti brevi, con le pagine dedicate a Milano, Roma, Firenze, Bologna e Venezia.